Przedstawiamy najbardziej przydatne wskazówki dotyczące organizacji konferencji.
Według ekspertów odbędzie się w najbliższym czasie około 6000 konferencji na tematy różne i ciekawe. Poważna konkurencja, prawda?
Oto organizacja konferencji krok po kroku.
Należy wiedzieć z góry, że bez względu na to, jak ekscytujący może być pomysł, najpierw trzeba sprawdzić, czy ludzie, którzy zakupią bilety, potrzebują tego. Jeśli nie, wtedy nie warto marnować czasu i wysiłku. Wystarczy pomyśleć o tym, do czego służy to wydarzenie. Czy ten problem jest bliski ludziom? Czy moja konferencja obiecuje w tym pomóc i czy klienci będą chcieli w niej uczestniczyć?
Organizacja konferencji jest droższa niż sobie wyobrażasz. Najpierw upewnij się, że istnieje popyt. Możesz zacząć od niedrogich działań wywiadowczych. Od organizowania dyskusji w sieciach społecznościowych. Będziesz mógł dowiedzieć się trochę o popycie i mieć możliwość przedyskutowania z ludźmi swojego pomysłu na konferencję.
Najlepsze konferencje, jakie zostały zorganizowane, koncentrują się na początkowym tworzeniu i wspieraniu społeczności, a następnie organizowaniu wydarzeń na ich osobiste spotkania. Prowadzi to do bardziej energicznych konferencji, w których ludzie chcą uczestniczyć, a nie tylko muszą tam być.
Typ spotkania ma duży wpływ na rozwój programu, wybór miejsca i ceny biletów, nie wspominając o innych rzeczach.
Powiązane wydarzenia, na których spotykają się ludzie pracujący nad tym samym projektem są rozwijające.
Networking to organizowane przez inwestorów venture capital. Program ma drugorzędne znaczenie po działaniach społecznych, w których ludzie spotykają się i poznają. Długie przerwy i spotkania są ważniejsze niż wykłady.
Targi nastawione na sprzedaż i handel. Przestrzeń wystawowa jest ważniejsza niż wykłady, które zwykle są tylko reklamami płaconymi przez sponsorów.
Edukacyjne: odwiedzający chcą uczyć się nowych technologii i zdobywać umiejętności. Ważne jest, kto tworzy raporty i na jaki temat. Działania społeczne są ograniczone do minimum.
Akademickie: przeznaczone do zdobywania referencji w publikacjach. Prace są przeglądane przez społeczeństwo i publikowane, aby autorzy mogli uzyskać wzmianki niezbędne dla ich stopni naukowych.
Błąd organizatorów polega na tym, że nie biorą pod uwagę, że różne rodzaje konferencji wymagają różnych formatów i struktur. Hybrydy źle się sprawdzają. Rodzaj wydarzenia wpływa na wszystko, od czasu przerwy po zarządzanie programem.
Jeśli konferencja nie jest przeznaczona dla szerokiej publiczności:
Tylko na zaproszenia, bez przyjmowania zgłoszeń z zewnątrz, jeśli wiemy, kogo chcemy zaprosić.
Każdy szczegół jest ważny. Na spotkaniu projektantów zadbaj o to, aby wszystkie małe rzeczy zostały wykonane prawidłowo. Specjaliści od cech behawioralnych użytkowników są bardzo krytyczni wobec tego wszystkiego, będą omawiać to podczas wydarzenia, a to wrażenie wpłynie na ogólne wrażenie wydarzenia.
Szczegóły są również ważne na dłuższą metę. Jeśli odwiedzający powiedzą, jak dobrze wszystko zostało zorganizowane, pozytywnie wpłynie to na ich powrót następnym razem. Oznacza to również, że tym razem dobrze sobie poradziłeś, a następnym razem będziesz musiał tylko dograć szczegóły, a nie przerobić wszystko od zera.
Najlepiej jest przejść przez cały program z perspektywy różnych uczestników.
Stań w miejscu nie tylko dla odwiedzających, ale także mówców, sponsorów, wolontariuszy, gospodarzy, prasy, ochrony, itp. Dobrze byłoby przemyśleć różne szczegóły, ale nie zapomnij o podstawowych potrzebach według piramidy Masłowa.
Na jedno lub dwa pierwsze wydarzenia zaangażuj specjalistów, którzy organizują imprezy. Logistyka w kontaktach z hotelami, menu, Internetem, lokalizacją pomieszczeń, przepływami, odprawami, zwrotami pieniędzy to koszmar.
Ze względu na złożoność wydarzenia konieczne jest uczenie się od innych.
Podziel obowiązki od samego początku
Nie obciążaj konferencji zbyt małą liczbą osób. Podziel zespół na kilka grup, z których każda będzie odpowiedzialna i zarządzana przez samodzielnie.
Charakter organizatorów wpływa na wrażenia z konferencji.
Ludzie mogą zarezerwować bilet i nie płacić, ignorować przypomnienia o płatnościach i anulować wszystko w ostatniej chwili i straciłeś zarówno pieniądze, jak i możliwość sprzedaży miejsca.