Kontrola fiskusa – jak długo powinniśmy przechowywać zeznania podatkowe?

Kontrola fiskusa – jak długo powinniśmy przechowywać zeznania podatkowe?

W Polsce, tak jak w innych krajach europejskich dochody z pracy zarobkowej podlegają opodatkowaniu. Dotyczy to zarówno osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych, umów o pracę, jak również prowadzących własną działalność gospodarczą. Osoby te mają obowiązek odprowadzenia od swoich dochodów podatku dochodowego od osób fizycznych (ang. Personal Income Tax – PIT). Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają także osoby prawne. W tym przypadku mamy do czynienia z podatkiem dochodowym od osób prawnych (ang. Corporate Income Tax – CIT). Zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne na koniec roku podatkowego zobowiązane są do złożenia odpowiednich deklaracji. Wiąże się to z przygotowaniem bądź uzyskaniem od pracodawcy dokumentów, na podstawie których zostanie wyliczone zobowiązanie podatkowe. Mogą one podlegać kontroli ze strony urzędu skarbowego. Jakie dokumenty może sprawdzić urząd? Ile ma na to czasu? Przez jaki okres powinniśmy przechowywać nasze deklaracje? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w poniższym tekście. Zapraszamy do lektury!

Podatek PIT i CIT

Jak już wspominaliśmy, podatek PIT jest to podatek dochodowy od osób fizycznych, natomiast podatek CIT – podatek dochodowy od osób prawnych. W pierwszym z nich, jak sama nazwa wskazuje, przedmiotem opodatkowania są przychody uzyskiwane przez osobę fizyczną z tytułu:

  • pracy zarobkowej – dotyczy zarówno umowy o pracę, jak i umów cywilno-prawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło);
  • emerytury, renty lub zasiłku;
  • jednoosobowej działalności gospodarczej;
  • wolnego zawodu;
  • działalności artystycznej, naukowej, publicystycznej itp.

W praktyce podatek ten jest odprowadzany na bieżąco od przychodów uzyskiwanych w ciągu roku podatkowego. Wszystkie osoby zobowiązane do uiszczenia podatku PIT zobowiązane są zatem do rozliczenia odprowadzonych zaliczek. Sprowadza się to do złożenia stosownej deklaracji, w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, za który składana jest deklaracja. Mówiąc prościej – jeżeli rozliczamy przychody za 2021 rok, deklarację musimy złożyć do 30 kwietnia 2022 roku. Następnie, w zależności od uzyskanego rezultatu, uiszczamy niedopłatę, lub oczekujemy na zwrot nadpłaconego podatku.

W zależności od charakteru dochodu, deklaracją, którą musimy złożyć będzie najczęściej PIT-37 (w przypadku dochodów ze stosunku pracy) lub PIT-36 (w przypadku dochodów z jednoosobowej działalności gospodarczej).

Podatnik CIT z kolei dotyczy dochodów, które firma uzyskała w danym roku podatkowym. Podatnikami podatku CIT są:

  • osoby prawne (spółki z o.o., spółki akcyjne, stowarzyszenia, fundacje, spółdzielnie);
  • jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawne (np. szkoły);
  • spółki jawne (jeżeli wspólnikami nie są jedynie osoby fizyczne), komandytowe, komandytowo-akcyjne;
  • podatkowe grupy kapitałowe.

Podobnie jak w przypadku podatku PIT, CIT odprowadzany jest w postaci zaliczek przez cały rok podatkowy. Podatnik zobowiązany jest do złożenia deklaracji do 31 marca roku następującego po roku podatkowym, za który jest ona składana.

Jakie dokumenty sprawdza urząd skarbowy?

Jeżeli chodzi o podatek PIT, fiskus najczęściej kontroluje formularz PIT-11 oraz PIT-8C. Pierwszy z nich to informacja o dochodach oraz odprowadzonych zaliczkach na podatek, który otrzymujesz od pracodawcy. Z kolei PIT-8C to informacja o dochodach z kapitałów pieniężnych lub pobieranych stypendiach. Ponadto warto zachować wszelkie dokumenty, które świadczą o przychodach uzyskiwanych za granicą, przekazanych darowiznach, czy dokumentujących wyższe niż zryczałtowane koszty uzyskania przychodów. Jeżeli zaś rozliczamy się za pośrednictwem platformy Twój e-pit, należy wygenerować i zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

W przypadku podatku CIT, w archiwum zakładowym powinny być zachowane wszelkiego rodzaju dokumenty związane z osiągniętym dochodem/poniesioną stratą. Należą do nich rachunki, faktury, księgi podatkowe oraz dokumenty, związane z poborem lub inkasem podatków (np. wystawiane pracownikom formularze PIT-11). Podobnie jak w przypadku PIT, jeżeli rozliczenia dokonujemy w sposób elektroniczny, należy zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Jak długo musimy przechowywać dokumenty związane z podatkiem dochodowym?

Termin, w którym urząd skarbowy może skontrolować poprawność naszej deklaracji, wynika z Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 70 wspomnianej ustawy, zobowiązanie podatkowe uznaje się za przedawnione, jeżeli od terminu płatności podatku minęło 5 lat. Okres ten liczony jest od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności. Przez cały ten okres powinniśmy przechowywać dokumentację związaną z rozliczeniem podatku.

Jak to zatem wygląda w praktyce? Jeżeli składamy deklarację dotyczącą przychodów uzyskanych w 2021 roku (do 30 kwietnia 2022 roku), to pięcioletni termin kontroli liczony jest od 1 stycznia 2022 roku. Dokumenty podatkowe powinniśmy zatem przechowywać do końca 2027 roku.

A kiedy 5-letni termin nie obowiązuje?

W niektórych przypadkach termin przeprowadzenia kontroli, a co za tym idzie przechowywania dokumentacji, może zostać wydłużony. Dotyczy to głównie przypadków, w których podatnik rozlicza stratę z prowadzonej działalności lub ze sprzedaży akcji. Można ją bowiem odliczać aż przez 5 lat. Fiskus może zatem zażądać od nas dokumentów z roku uzyskania straty. Może się zatem zdarzyć, że stratę poniesioną w 2020 roku, rozliczymy dopiero w zeznaniu podatkowym za 2025 rok. Urząd skarbowy może wówczas aż do 2030 roku zażądać od nas dokumentów związanych z tą deklaracją, a więc także dokumentujących stratę z roku 2020.

Dokumenty podatkowe powinny być przechowywane dłużej także przez podatników, którzy dokonują odpisów amortyzacyjnych. Zdarza się również, że fiskus żąda dokumentów z przed wielu lat. Dotyczy to postępowań w sprawie uzyskania dochodów nieujawnionych. Wówczas nie obowiązuje pięcioletni termin przedawnienia postępowania. Warto zatem przechowywać swoje deklaracje i inne związane z nimi dokumenty nawet przez kilkanaście lat. Dzięki temu unikniemy nieprzyjemności związanych z nieoczekiwaną kontrolą ze strony urzędu skarbowego, bez problemu udowadniając prawidłowość złożonego zeznania.